Elektroniskā Dokumentu Uzskaites Sistēma (EDUS)

Programmas apraksts

EDUS sistēma  veido vienotu organizācijas iekšējo informācijas telpu - tajā ir ērti pārvaldāma organizācijas aktuālā informācija:

  • aktuālie notikumi;
  • ziņas un jaunumi;
  • darbinieku saraksts ar kontaktinformāciju;
  • forums aktuālo tēmu apspriešanai un sava viedokļa izteikšanai par vadību interesējošiem jautājumiem;
  • attēlu galerija albūmiem par darba ikdienu un kopīgiem atpūtas pasākumiem.

Lai nodrošinātu visu darbinieku informētību par ikvienam svarīgiem dokumentiem, piemēram, Darba koplīgumu, Iekšējās kartības noteikumiem, darba laika izmaiņām, tos tiek piedāvāts publicēt  EDUS sistēmā.

Plašāka informācija EDUS mājas lapā edus.softikom.lv. 

 

Lietotāja aktuālā informācija

Autorizējoties sistēmā, katram lietotājam ir pieejams ērts pārskats par sev aktuālo informāciju:

  • organizācijas jaunākie notikumi un ziņas;
  • paša izveidotais darāmo darbu saraksts;
  • nedēļas darba organizators ar aktuālajiem ierakstiem;
  • pārskats par saņemtajiem un uzdotajiem uzdevumiem;
  • pārskats par izveidotajiem un apritē esošajiem dokumentiem.

Lietotāju ērtībām tiek piedāvāta iespēja sev svarīgus dokumentus no organizācijas dokumentu reģistriem ievietot savā personīgajā dokumentu mapē, nezaudējot iespēju sekot līdzi izmaiņām dokumentā.

 

Uzdevumu reģistrs

Uzdevumu reģistrs ir izveidots, lai nodrošinātu ērtu un operatīvu darbu ar dokumentiem un atvieglotu uzdevumu uzdošanu, saņemšanu un kontroli visā uzņēmumā. Sistēmā pieejami uzdevumi:

  • no darbībām ar dokumentiem (rezolūcija, uzdevums saskaņot dokumentu, uzdevums iepazīties ar dokumentu u.c.);
  • uzaicinājumi dalībai sapulcēs vai citos notikumos;
  • no dokumentiem neatkarīgi uzdevumi.

Sistēma automātiski kontrolē uzdevumu  apriti un izpildi:

  • paziņojumi par jauniem uzdevumiem;
  • paziņojumi par kontrolējamo uzdevumu statusu izmaiņām;
  • aktuālā saņemto un uzdoto uzdevumu statistika par jauniem, saņemtiem, steidzamiem un nokavētiem uzdevumiem;
  • paziņojumi par uzdevumiem e-pastā.

Pārskata un kontroles nolūkos iespējams iegūt dažādas atskaites par uzdevumiem:

  • par darbinieku noslogotību;
  • par izpildes termiņu ievērošanu u.c.

Uzdevumi var tikt veidoti manuāli un ar darbplūsmu funkcionalitāti.

 

Kontaktu pārvaldība

Kontaktu reģistrs satur informāciju par:

  • sarakstes partneriem;
  • līgumslēdzējiem;
  • citām kontaktpersonām.

Kontaktu reģistrs nav jāveido un jāuztur kā atsevišķa informācijas krātuve, jo ieraksti tiek pievienoti automātiski - reģistrējot sistēmā dokumentu ar jaunu kontaktpersonu. Savukārt uzkrātā informācija tiek izmantota reģistrējot jau nākamos dokumentus, kā arī veidojot ierakstus par tikšanos savā darba organizatorā.

Par katru personu kontakta kartiņā var tikt uzkrāta sekojoša informācija:

  • kontaktinformācija;
  • norēķinu rekvizīti;
  • uzņēmums un ieņemamais amats fiziskai personai;
  • kontaktpersonas un struktūrvienības juridiskai personai;
  • sadarbības vēsture – tikšanās un noslēgtie līgumi;
  • sarakstes vēsture – saites uz reģistrētajiem dokumentiem.

 

Sapulču un darba laika plānošana

Darba organizators nodrošina:

  • savas darba dienas plānošanu;
  • iespēju būt informētam par citu lietotāju darba plānu;
  • efektīvu sapulču plānošanu un organizēšanu, saskaņojot dalībnieku brīvos laikus;
  • uzaicinājumu nosūtīšanu dalībai sapulcē vai notikumā;
  • uzaicinājuma apstiprinājuma vai noraidījuma saņemšanu.

Darba organizators nodrošina efektīvu sapulču plānošanu un organizēšanu, atliek tikai vajadzīgajā datumā izveidot jaunu notikumu, norādot vietu, laiku, mazu ieskatu, par ko būs sapulce, un personas, kam jāpiedalās. Ja kādam no sapulces dalībniekiem norādītais laiks jau ir aizņemts, sistēma par to brīdina ar krāsu indikatoru. Katram dalībniekam tiks automātiski nosūtīts uzaicinājums uz sapulci. Uzaicinājumam iespējams pievienot gan EDUS sistēmā reģistrētus dokumentus, gan jaunus dokumentus, lai sapulces dalībnieki varētu iepriekš iepazīties ar apspriežamo tēmu vai dienas kārtību. Sapulču protokoli tiek reģistrēti atbilstošajā dokumentu reģistrā, un tiem iespējams nodrošināt pilnu aprites ciklu.

 

Atskaites un meklēšana

EDUS nodrošina informācijas meklēšanu visas sistēmas ietvaros:

  • ātrā meklēšana viena reģistra ietvaros pēc noteiktiem parametriem;
  • detalizētā meklēšana – kombinējot dažādus parametrus;
  • biežāk lietoto meklēšanas pieprasījumu saglabāšana;
  • specifisku atskaišu veidošana;
  • rezultātu izdruka;
  • rezultātu eksports uz MS Excel datni tālākai datu apstrādei.

Meklēšanas iespējas ierobežo lietotāja pielaides līmenis (atļautās/liegtās darbības), t.i., meklējot katram lietotājam ierakstus atlasa tikai viņam pieejamajās sadaļās.

Sazināties ar mums

EDUS